【2026年11月】修理の進み具合の問い合わせが多い賃貸管理会社へ。定期連絡・共有表・業者の直接連絡を比べる

「先週、修理を頼んだのですが、どうなっていますか」「いつ業者が来るのか、連絡がありません」。

修理の依頼を受けたあと、管理会社には、進み具合を尋ねる連絡が入ります。業者との日程調整や見積もりが進んでいても、入居者には見えません。待っている間に不安が増え、問い合わせが増えます。

この記事では、修理の進み具合の問い合わせを減らし、答えやすくするためによく取られる3つの対策を、それぞれの良い点と限界の両方から整理します。会社の規模や、取引する業者の数によって、向く方法は違います。最後に、3つのどれを選んでも残りやすい問題と、その備え方も紹介します。

1. 進み具合の問い合わせで、何が難しいのか

修理の進み具合の問い合わせには、次のような特徴があります。

• 答えるには、状況の確認が要る：担当者が、業者に連絡して聞き直すことになります
• いつ来るか、管理会社が決められない：日程は業者の都合に左右され、約束しにくい内容です
• 進んでいなくても、連絡は来る：「何も動いていない」ように見える状態は、問い合わせにつながりやすくなります
• 担当者が不在だと、答えられない：状況を知っているのが特定の担当者だけだと、折り返しになります
• 入居者の不安が、クレームに変わりやすい：待たされた時間が長いほど、感情が強くなります

これらを、件数の多い中でどう回すか。代表的な3つの対策を、順に見ていきます。

2. よくある対策3つ

対策① 進捗の定期連絡をルール化する

「修理を受け付けたら、決まった間隔で入居者に状況を連絡する」とルールを決める方法です。

良い点

• 入居者が問い合わせる前に、状況が届くため、不安が増えにくい
• 「何も進んでいない」ことも含めて伝えるため、待たされている感覚が和らぐ
• 担当者の動きが、決まった形に揃う

限界

• 進みがない間も連絡が要り、件数が増えると担当者の手間が大きくなる
• 業者からの報告が遅れると、伝える内容がない
• 決めた間隔と、入居者が知りたいタイミングが、合わないことがある
• 連絡を忘れた案件が出ると、かえって不信感につながる

向いている会社 同時に進む修理の件数が限られ、担当者が業者の状況を日ごろから把握している会社。

対策② 共有の表で進捗を管理する

修理の案件ごとに、状況や次の予定を、社内の共有の表に記入していく方法です。

良い点

• 担当者が不在でも、他の人が表を見て状況を答えられる
• 案件ごとの遅れや、止まっている案件を、一覧で見つけやすい
• 新しい仕組みを買わなくても、始められる

限界

• 更新は人の手で行うため、忘れると、古い情報で答えてしまう
• 表は社内向けで、入居者には見えないため、問い合わせそのものは減りにくい
• 項目の決め方や書き方が揃わないと、読み取りに手間がかかる
• 案件が増えるほど、表が長くなり、探しにくくなる

向いている会社 社内の情報共有を整えたい会社。問い合わせへの回答を、担当者に限らず誰でもできるようにしたい会社。

対策③ 業者から入居者へ直接連絡してもらう

日程の調整や訪問前の連絡を、業者が入居者に直接行う方法です。

良い点

• 日程の調整が早く進み、管理会社が間に入る手間が減る
• 現地の状況や、作業の見込みを、業者が直接伝えられる
• 入居者が、管理会社へ問い合わせる前に、業者から連絡が来る

限界

• 管理会社が、どこまで進んだかを把握しにくくなる
• 業者によって、連絡の丁寧さや速さにばらつきが出る
• 入居者の連絡先を、業者に渡す取り扱いを決める必要がある
• 費用や原因の話が、管理会社の知らないところで進むおそれがある
• 業者と連絡がつかないときは、結局、管理会社へ問い合わせが戻る

向いている会社 信頼できる業者との取引が長く、連絡の方法やルールを業者と合意できている会社。

3つの対策を比べると

どれにも長所と限界があります。これらを組み合わせて運用する方法もあります。

3. それでも残る問題

3つの対策を選んでも、次のような問題が残りやすくなります。

「いつ来るか」を聞かれても、約束できない

訪問の日時は、業者の都合に左右されます。管理会社が決められないことを聞かれると、「確認します」としか答えられず、入居者の不満が残ります。

問い合わせを受ける人が必要

連絡を決まった間隔で入れても、表を整えても、入居者が尋ねてきたときに、誰かが受ける必要があります。夜間や休日は、翌営業日まで待たせることになります。

「連絡が来ない」という訴えの扱い

状況を確認し、担当者に伝え、折り返すという流れが、問い合わせのたびに発生します。同じ用件で何度も連絡が来ると、担当者の負担が増えます。

やり取りの記録

電話やメモで受けたやり取りは、あとから状況を追うのが難しくなります。担当者が変わると、同じ説明を入居者が繰り返すことになります。

4. リモデラのAI入居者アプリなら

AI入居者アプリは、管理会社が入居者に提供するスマホアプリです。入居者がアプリから相談すると、AIが24時間365日、一次対応を行います。定期連絡や共有の表、業者との連絡を置き換えるものではなく、入居者からの「どうなっていますか」という問い合わせを、最初にAIが受ける仕組みです。

• 数千通りの内容に対応：修理の相談なら、「進み具合を知りたい」「訪問日時を変えたい」「連絡が来ない」「また同じ症状が出た」といった内容を聞き分けて、必要な案内に進みます
• 緊急のときは緊急駆けつけサービス事業者と連携できます：相談の内容や、送られた写真・動画を共有できます
• 写真・動画で状況を送れる：今の様子を、入居者がそのまま送れます
• 担当者には要点だけ届く：問い合わせの要点が整理されて届くため、電話で聞き直す手間が減ります
• やり取りは記録に残る：担当者が変わっても、経緯をすぐ引き継げます
• AIに答えさせず担当者へ回す用件を設定できる：日程の確約や、業者への連絡が必要な用件を、担当者が受ける運用にできます

訪問日時の約束や、いつ連絡が来るかといったことは、AIが約束しません。担当者に伝える形で受けます。

定期連絡、共有の表、業者の直接連絡のどれを使っていても、アプリは併用できます。たとえば、共有の表で管理している会社なら、アプリに届いた問い合わせを、表の案件と照らして対応できます。

管理会社・オーナーの方へ：修理の進み具合の問い合わせに、どう備えるかでお困りでしたら、お気軽にご相談ください。

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5. よくある質問

AIが、修理の進み具合を答えてくれるの？

AIは、日程や費用の確約をしません。進み具合の問い合わせは、担当者に確認が要る旨を入居者に伝え、要点を担当者へ届けます。どこまでをAIで受け、どこから担当者が受けるかは、会社で設定できます。

業者に直接連絡してもらう運用と、併用できる？

併用できます。業者からの連絡と、アプリでの相談を、入居者が使い分けられるように案内する方法があります。運用のしかたは、ご相談ください。

入居者がアプリを使ってくれるか心配

修理を受け付けたときの返信に、アプリでの相談先を添える方法があります。入居者が状況を知りたくなったときの入口を、決めておくことがポイントです。導入のしかたは、お気軽にご相談ください。

まとめ

修理の進み具合の問い合わせには、進捗の定期連絡、共有の表での管理、業者からの直接連絡という代表的な3つの対策があり、それぞれに良い点と限界があります。会社の規模や業者との関係に合わせて、組み合わせる方法もあります。

ただ、どの方法でも、日程を約束できない問い合わせ、受ける人の確保、記録と引き継ぎといった問題は残りやすくなります。リモデラのAI入居者アプリなら、問い合わせの一次対応をAIが行い、緊急のときは緊急駆けつけサービス事業者と連携できます。

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※この記事はAIが書いたもので、内容に誤りが含まれることがあります。実際に判断する前に、公的機関の情報や専門家にご確認ください。