【2026年11月】入居直後の設備の使い方の問い合わせが多い管理会社へ。しおり・説明動画・対面説明を比べる

「お風呂のお湯の出し方が分かりません」「換気扇のスイッチはどれですか」「ガスコンロの火がつきません」。

入居して数日の間、管理会社には、設備の使い方の問い合わせが集中します。故障ではなく、使い方を知らないだけ、ということもあります。それでも入居者にとっては、困りごとの一つです。

この記事では、入居直後の設備の使い方の問い合わせを減らすために、よく取られる3つの対策を、それぞれの良い点と限界の両方から整理します。物件の設備や入居者の層によって、向く方法は違います。最後に、3つのどれを選んでも残りやすい問題と、その備え方も紹介します。

1. 入居直後の問い合わせで、何が難しいのか

入居直後の問い合わせには、次のような特徴があります。

• 件数が、入居の時期に集中する：繁忙期には、担当者の手が足りなくなります
• 内容は、似ていても設備ごとに違う：給湯器、換気、コンロ、エアコンなど、機種が物件によって異なります
• 故障なのか、使い方なのかが、電話口では分からない：聞き取りに時間がかかります
• 入居者は、説明を聞いたはずでも、覚えていない：入居時は情報が多く、あとで困ります
• 使い方を知らないまま、誤って使うおそれがある：ガスや電気の設備では、安全にも関わります

これらを、人数の限られた中でどう減らすか。代表的な3つの対策を、順に見ていきます。

2. よくある対策3つ

対策① 入居のしおりを充実させる

設備の使い方や、暮らしのルールを、紙やPDFの「入居のしおり」にまとめて渡す方法です。

良い点

• 紙やPDFで手元に残り、入居者がいつでも見返せる
• 一度作れば、同じ内容を何度も使える
• 説明の抜けを防ぎ、案内の内容を揃えやすい

限界

• 読まれないことがある。ページが増えるほど、必要な情報にたどり着きにくくなる
• 設備の機種が物件ごとに違い、しおりの更新に手間がかかる
• 文字と写真では、操作の流れが伝わりにくい設備がある
• 日本語以外の言語は、別に用意する必要がある

向いている会社 物件の設備が揃っていて、しおりの内容を物件ごとに更新しやすい会社。

対策② 設備の説明動画を用意する

給湯器やコンロなど、操作のある設備の使い方を、動画にして案内する方法です。入居のしおりにリンクやコードを載せて、見られるようにします。

良い点

• 操作の流れや、動きが、目で見て分かる
• 文章を読むより、入居者の負担が小さい
• 一度作れば、何度でも使える

限界

• 設備の機種ごとに撮影と更新が要り、手間がかかる
• 設備が入れ替わるたびに、動画も作り直す必要がある
• 入居者が、動画の場所にたどり着けないことがある
• 見たかどうかは、管理会社には分からない

向いている会社 同じ機種の設備が複数の物件に使われている会社。撮影や更新の担当を決められる会社。

対策③ 入居時に、対面で説明する

鍵の引き渡しなどの機会に、担当者が設備の使い方を、実物を見せながら説明する方法です。

良い点

• その場で質問でき、入居者の様子に合わせて説明できる
• 実物を見ながら説明するため、伝わりやすい
• 入居者と管理会社の、最初の接点をつくれる

限界

• 日程の調整と、担当者の時間がかかる
• 入居時は情報が多く、覚えきれずに終わることがある
• 遠方からの入居や、郵送での鍵の引き渡しでは、行えない
• 説明の内容が、担当者によってばらつく

向いている会社 管理戸数が比較的少なく、入居時に立ち会う時間を取れる会社。

3つの対策を比べると

どれにも長所と限界があります。これらを組み合わせて運用する方法もあります。

3. それでも残る問題

3つの対策を選んでも、次のような問題が残りやすくなります。

使うときに、思い出せない

入居時に説明を受けても、数週間後に初めて使う設備もあります。その時になって、しおりの場所も、動画の場所も分からなくなります。

機種が分からない相談

入居者が機種名を知らないことがあり、どの設備の話か特定するだけで時間がかかります。機種が分からないまま使い方を答えると、誤った案内になるおそれがあります。

夜間や休日の問い合わせ

設備は、夜や週末にも使われます。営業時間外に使い方が分からないと、翌営業日まで待つことになります。

使い方の問題か、故障か

使い方の相談に見えても、故障が隠れていることもあります。見分けるには、症状の聞き取りが必要です。

4. リモデラのAI入居者アプリなら

AI入居者アプリは、管理会社が入居者に提供するスマホアプリです。入居者がアプリから相談すると、AIが24時間365日、一次対応を行います。しおりや動画、対面説明を置き換えるものではなく、入居後に使い方が分からなくなったとき、入居者がそのまま相談できる仕組みです。

• 数千通りの内容に対応：給湯器、換気、コンロ、エアコンなど、設備の使い方の相談を聞き分けて、必要な案内に進みます
• 緊急のときは緊急駆けつけサービス事業者と連携できます：相談の内容や、送られた写真・動画を共有できます
• 写真・動画で状況を送れる：設備の様子を、そのまま送れます
• 担当者には要点だけ届く：使い方の相談か、故障の相談かが整理されて届きます
• やり取りは記録に残る：どの設備で、何が分からなかったかが残り、しおりの見直しにも使えます
• AIに答えさせず担当者へ回す用件を設定できる：人が見るべき用件を、会社で決められます
• 12か国語対応：日本語に不慣れな入居者の相談も、同じアプリで受けられます

しおり、動画、対面説明のどれを使っていても、アプリは併用できます。たとえば、対面説明を行っている会社なら、説明のあとの「やっぱり分からない」を、アプリで受けられます。

管理会社・オーナーの方へ：入居直後の問い合わせの集中に、どう備えるかでお困りでしたら、お気軽にご相談ください。

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5. よくある質問

しおりや動画を作らなくてよくなる？

作らなくてよくなるわけではありません。しおりや動画は、入居者が自分で調べられる手段として、引き続き役に立ちます。アプリは、それでも分からないときの相談先です。

機種が分からない設備も、答えてくれる？

AIは、管理会社が登録した物件の情報をもとに一次対応します。入居者は、設備の様子を写真や動画で送れます。推測で答えさせたくない用件は、AIに答えさせず担当者へ回すよう設定できます。

入居者がアプリを使ってくれるか心配

入居のしおりや、鍵の引き渡しの案内に、アプリの入口を載せる方法があります。設備の使い方で困ったときに思い出してもらえるよう、入居直後に一度、使い方を案内しておくのも一案です。導入のしかたは、お気軽にご相談ください。

まとめ

入居直後の設備の使い方の問い合わせには、入居のしおり、設備の説明動画、入居時の対面説明という代表的な3つの対策があり、それぞれに良い点と限界があります。物件の設備や入居者に合わせて、組み合わせる方法もあります。

ただ、どの方法でも、使うときに思い出せないこと、機種が分からない相談、夜間の問い合わせは、残りやすくなります。リモデラのAI入居者アプリなら、使い方の相談の一次対応をAIが行い、緊急のときは緊急駆けつけサービス事業者と連携できます。

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※この記事はAIが書いたもので、内容に誤りが含まれることがあります。実際に判断する前に、公的機関の情報や専門家にご確認ください。