【2026年11月】賃貸の外国人入居者の問い合わせ対応、翻訳アプリ・多言語資料・委託を比べる

夜に、知らない言語のメッセージが届く。電話に出てみたら、日本語がほとんど通じず、何に困っているのかが分からない。

水漏れなのか、鍵なのか、契約の質問なのか。担当者は、翻訳アプリを片手に、何度もやり取りを重ねる。外国人の入居者を受け入れる賃貸管理会社では、こうした場面があります。

この記事では、外国人入居者の問い合わせ対応でよく取られる3つの対策を、それぞれの良い点と限界の両方から比べます。入居者の言語や、会社の体制によって、向く方法は違います。最後に、3つを試してもなお残りやすい問題と、その備え方も紹介します。

なお、ここで扱うのは、日本語に不慣れな入居者への「伝え方」の課題です。国籍で対応を分けるという話ではなく、誰にでも分かる形で、困りごとを受けられる体制を考える記事です。

1. 何が難しいのか

日本語が通じにくい入居者への対応には、次のような難しさがあります。

• 状況をつかむまでに時間がかかる：何が起きているのか、確認するだけで何往復もかかります
• 緊急かどうかの判断が難しい：言葉が通じないまま、水漏れやガスの相談が来ることもあります
• 案内した内容が、伝わったか分かりにくい：ごみ出しのルールや、設備の使い方など、日本の暮らしの習慣は説明が必要です
• 契約や費用の話は、特に慎重さが必要：誤解が生まれると、後のトラブルにつながります
• 担当者の負担が、特定の人に偏りやすい：外国語が得意な社員に、連絡が集まりがちです

これらにどう備えるか。代表的な3つの対策を、順に見ていきます。

2. よくある対策3つ

対策① 翻訳アプリを使う

担当者が、スマホの翻訳アプリや翻訳サービスを使って、入居者とやり取りする方法です。

良い点

• 新しい契約を結ばず、手元の道具ですぐに始められる
• 多くの言語に対応できる
• 担当者が、直接やり取りできるので、状況を確かめやすい

限界

• 翻訳の結果が、意図とずれることがある。特に、契約や費用の話は誤解が心配
• やり取りのたびに、担当者が手を動かす必要があり、時間がかかる
• 夜間や休日は、担当者が対応できる時間が限られる
• 翻訳したやり取りが、個人のスマホに残り、会社の記録になりにくい

向いている会社 外国人入居者が少なく、連絡も多くない会社。担当者が、翻訳結果の確認を丁寧にできる会社。

対策② 多言語の案内資料を用意する

ごみの出し方、設備の使い方、緊急連絡先、契約時の注意などを、入居者の言語に訳した資料にして渡す方法です。

良い点

• 一度作れば、入居時に何度でも使える
• 入居者が、自分のペースで読める
• 基本的なルールを、最初にそろえて伝えられる

限界

• 基本の案内には向くが、起きた困りごとの個別の相談には向かない
• 言語ごとに作る必要があり、訳の確認や更新に手間がかかる
• 入居者が全員、資料を読み込むとは限らない
• 緊急時に、その資料を探す余裕がないことがある

向いている会社 入居者の言語がある程度決まっていて、入居時に説明する機会を持てる会社。資料の更新を続けられる会社。

対策③ 外国語対応窓口の委託

外国語に対応できる窓口や通訳サービスなど、外部の力を借りる方法です。

良い点

• 外国語に慣れた人が、やり取りを担うので、言葉の面の不安が小さい
• 自社に外国語が得意な社員がいなくても、体制を用意できる
• 契約や重要な説明を、通訳を通して丁寧に行える

限界

• 費用が、契約内容によってかかり続ける
• 対応できる言語や時間帯は、窓口によって異なる
• 物件の事情まで窓口に共有していないと、最終的な判断は自社に戻ってくる
• 入居者が、窓口と自社の両方に、同じ説明をする場面が出る

向いている会社 外国人入居者が一定数いて、予算を確保できる会社。契約時や重要な説明など、人の通訳が欠かせない場面が多い会社。

3つの対策を比べると

3つは対立するものではなく、組み合わせて使うこともできます。たとえば、入居時の説明は資料と通訳、日常のやり取りは翻訳アプリ、という使い分けがあります。

3. それでも残る問題

3つの対策を実施しても、次のような問題が残りやすくなります。

夜間・休日の、緊急の連絡

言葉が通じない状態で、水漏れやガスなど、緊急の連絡が夜に来ると、担当者は状況の確認だけで手一杯になります。窓口を委託していても、対応できる時間に限りがあります。

担当者が、通訳と一次対応を兼ねる負担

翻訳アプリを使う限り、やり取りの手間は担当者に残ります。外国語が得意な社員に連絡が集まりやすいのも、課題です。

軽い内容も、毎回人が対応する

エアコンの設定、ごみ出しの確認など、案内で済む内容も、言葉の壁があるために電話や翻訳のやり取りが必要になります。

記録と引き継ぎ

個人の翻訳アプリで行ったやり取りは、会社の記録に残りにくく、担当者が替わると、状況が分からなくなります。

4. リモデラのAI入居者アプリなら

AI入居者アプリは、管理会社が入居者に提供するスマホアプリです。入居者がアプリから相談すると、AIが24時間365日、一次対応を行います。翻訳アプリ、多言語資料、窓口の委託を置き換えるものではなく、入居者の相談を最初にAIが受ける仕組みです。

• 12か国語対応：入居者は、対応する言語で相談できます。担当者には日本語で届くので、翻訳アプリを使い分ける手間が減ります。翻訳である以上、意味がずれることはあるので、契約や費用など重要な説明は担当者が確認する運用をおすすめします
• 数千通りの内容に対応：水漏れ、鍵、エアコン、ハチ、騒音など、困りごとの内容を聞き分けて、必要な案内に進みます
• 緊急のときは緊急駆けつけサービス事業者と連携できます：相談の内容や、送られた写真・動画を共有できます
• 写真・動画で状況を送れる：言葉で説明しにくいことも、画像で伝えられます
• 担当者には要点だけ：やり取りの要約から、判断が必要なものを確認できます
• やり取りは記録に残る：担当者が替わっても、すぐ引き継げます
• AIに答えさせず担当者へ回す用件を設定できる：契約や費用に関わる相談など、人が見るべき内容を会社で決められます

多言語の案内資料や、窓口の委託と併用もできます。入居時の説明は資料や通訳、入居後の日常の相談はアプリ、という分け方もあります。

管理会社・オーナーの方へ：外国人入居者の問い合わせ対応に、どう備えるかでお困りでしたら、お気軽にご相談ください。

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5. よくある質問

契約や費用の相談も、AIが答える？

契約や費用など、人が判断すべき内容は、AIに答えさせず、担当者へ回す設定ができます。回す範囲は、会社で決められます。

対応している言語は？

12か国語に対応しています。具体的な言語は、導入の相談の際にご案内します。

翻訳アプリを使い続けてもいい？

使い続けて構いません。アプリは併用できます。ただ、夜間の連絡や記録の面で、手が回らない部分があれば、アプリが受けるという分担を考えられます。

まとめ

外国人入居者の問い合わせ対応には、翻訳アプリ、多言語の案内資料、外国語対応窓口の委託という代表的な3つの対策があり、それぞれに良い点と限界があります。入居者の言語や会社の体制に合わせて、組み合わせるのが現実的です。

どれを選んでも、夜間の緊急の連絡、担当者の負担、記録と引き継ぎの問題は残りやすくなります。リモデラのAI入居者アプリなら、12か国語で入居者の相談をAIが受け、担当者には日本語で要点が届きます。

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※この記事はAIが書いたもので、内容に誤りが含まれることがあります。実際に判断する前に、公的機関の情報や専門家にご確認ください。