【2026年11月】賃貸の契約書をなくした・コピーや入居証明がほしいときの頼み方

引っ越しの準備をしていたら、契約書が見つからない。役所や勤務先から、住まいの書類を出すように言われた。

契約書は、しまった場所を忘れやすい書類です。慌てても、探す場所と頼み方が分かっていれば、順に進められます。

まずは家の中とメールを探し、見つからなければ、何に使う書類かを添えて管理会社に頼みます。 書類の種類によって、出し方も、かかる日数や費用も違います。

この記事では、書類の見つけ方と頼み方を整理しました。発行にかかる日数や手数料は、管理会社によって異なるため、具体的な値は載せていません。後半は、書類の発行の依頼を受ける管理会社・オーナーの方向けです。

1. 書類がほしいとき、最初にやること

① 家の中とメールを探す

入居のときにもらった書類は、まとめて封筒やファイルに入っていることがあります。次の場所を探してみてください。

• 入居時にもらった書類の袋やファイル
• 引っ越しのときの段ボール、書類をまとめた箱
• 電子契約だった場合は、契約時のメールや、保存したデータ（PDF）

② 提出先に、必要な書類を聞く

「契約書」と言われても、必要なのは契約書そのものとは限りません。提出先に、次の点を聞いておくと、無駄な依頼を減らせます。

• 必要なのは、契約書のコピーか、入居していることの証明か
• コピーでよいか、原本が必要か
• いつまでに必要か

③ 使いみちを添えて、管理会社に頼む

見つからなければ、管理会社に連絡します。伝え方の例は、次のとおりです。

• 「契約書をなくしました。コピーをもらえますか。役所に出す書類で、来週までに必要です」
• 「入居していることの証明がほしいです。勤務先に出すためです」

何に使うかを伝えると、必要な書類を選んでもらいやすくなります。

2. ほしい書類と、確かめること

提出先が求める書類の名前を、そのまま管理会社に伝えると、行き違いが減ります。

契約者以外が頼むとき

契約者本人以外（同居の家族など）が依頼する場合は、本人からの依頼や、本人確認を求められることがあります。契約者に、先に相談しておくと進めやすくなります。

3. やってはいけないこと

• 契約書のコピーに書き込む、書き換える：提出先に出せなくなるおそれがあります
• 契約書や身分証の写真を、関係のない人やSNSに送る：住所や名前などの個人情報が含まれます
• 提出の期限が近いのに、依頼を後回しにする：出すまでにかかる日数は、管理会社の事情で変わります。期限が近いなら、依頼のときに忘れず伝えます
• なくした契約書を、自分で作り直す：内容が違ってしまうおそれがあります

4. 依頼したあとの確認

• 受け取る方法（郵送、メール、アプリなど）
• 受け取りまでの見通し（管理会社に確認する）
• 受け取った書類が、提出先の求めに合っているか

書類が届いたら、提出する前に、提出先の求める形（名前、日付、書式）と合っているかを見てください。違っていたら、早めに管理会社へ相談します。

5. とはいえ、万が一のときは対応に困る

書類が必要になるのは、期限のある手続きの途中であることが多く、急ぎの用件になりがちです。

• 契約書がどこにあるか、見当もつかない
• 提出先が求める書類の名前と、管理会社が出せる書類が合っているか分からない
• 平日の昼間は電話できず、依頼が遅れる

管理会社の側も、書類の依頼は意外と手間がかかります。契約者か、何の書類か、どう渡すかを確かめ、保管場所から探して、案内を返す必要があります。問い合わせが重なると、返事が遅れる原因になります。

6. リモデラのAI入居者アプリなら

AI入居者アプリは、管理会社が入居者に提供するスマホアプリです。入居者がアプリから相談すると、AIが24時間365日、一次対応を行います。

• 数千通りの内容に対応：書類の相談なら、「契約書のコピー」「入居の証明」といった内容を聞き分けて、何に使う書類かを聞き取ります
• 水漏れや鍵のトラブルなど、緊急の相談では緊急駆けつけサービス事業者と連携できます：相談の内容や、送られた写真・動画を共有できます
• 担当者には要点だけ届く：どの書類を、何に使うために、いつまでにほしいかが整理されて届きます
• やり取りは記録に残る：いつ、何を依頼したかを、あとから確認できます
• AIに答えさせず担当者へ回す用件を設定できる：書類の発行は、担当者が確認する運用にできます
• 12か国語対応：日本語に不慣れな入居者の依頼も、同じアプリで受けられます

入居者の方へ：このアプリは、お住まいの物件の管理会社が導入している場合に使えます。使えないときは、管理会社へご連絡ください。

管理会社・オーナーの方へ：書類の依頼が、電話やメールで散らばってお困りでしたら、お気軽にご相談ください。

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7. よくある質問

契約書をなくしたことで、何か困る？

状況によります。管理会社や貸主の側に、契約の控えが残っていることがあります。契約の内容を確認したいときは、管理会社に聞いてください。

入居していることの証明は、すぐ出してもらえる？

出せるかどうか、出すまでの日数は、管理会社によって違います。この記事では、日数や費用の目安は載せていません。提出の期限があるときは、依頼するときに伝えてください。

契約書をスマホで撮って保存しておいてもいい？

自分の控えとして保存することはできます。ただし、写真には名前や住所などが写ります。他の人に送ったり、クラウドで共有したりするときは、慎重にしてください。

まとめ

契約書や証明がほしいときは、家とメールを探す、提出先に必要な書類を聞く、使いみちを添えて管理会社へ頼むの順に進めます。書類の出し方や日数、費用は、管理会社によって違います。

書類の依頼は、用途や期限の聞き取りが欠かせない用件です。リモデラのAI入居者アプリは、数千通りの内容に一次対応し、書類の発行を担当者へ回せます。

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※この記事はAIが書いたもので、内容に誤りが含まれることがあります。内容は管理会社や専門の業者などにご確認ください。火災やガス漏れなど危険を感じるときは、確認を待たずに避難し、消防やガス会社へ連絡してください。